Last Updated on februari 29, 2024 by Ingoël Martina

Zo ga je om met een niet betalende klant

 

Het werk is verricht, de klant is blij maar het geld blijft uit. Daar krijg je als ondernemer gegarandeerd een keer mee te maken. Maar wat kun je dan het beste doen? Volgens deze 8 stappen laat je je klant alsnog betalen. Eerste hulp bij niet betaalde facturen!

 

Stap 1: Stuur een duidelijke factuur

Een op tijd betaalde factuur begint bij… jezelf. Veel facturen worden niet betaald omdat er onjuistheden op staan of omdat er onderdelen missen. Met onduidelijkheden creëer je een niet betalende klant. Zorg er dus voor dat je facturen voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Onderstaande checklist bevat alle onderdelen die handig zijn om op een factuur te vermelden. 

  • Btw-identificatienummer
  • KVK-nummer
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum en betalingstermijn
  • Bedrijfsnaam en -adres
  • Bedrijfsnaam en -adres van de afnemer
  • Datum en omschrijving van de dienst of het product
  • Btw-tarief
  • Vooruitbetaling en rekeningnummer

Zorg er ook voor dat je uiterste betaaldatum op een opvallende plek staat. Zo weten je klanten precies waar ze aan toe zijn. Wordt er niet betaald? Dan heb je iets om op terug te vallen. Aan jouw communicatie heeft het niet gelegen. 

 

Stap 2: Check of je gestelde betalingstermijn klopt

Wist je dat je voor consumenten zelf de betalingstermijn mag betalen? Voor B2B gelden wettelijke betalingstermijnen die per geval verschillen. Voor je een herinnering stuurt is het slim om na te kijken of je wel de juiste termijn hebt vermeld. Heb je niets vermeld? Dan geldt standaard een termijn van 30 dagen. 

 

Stap 3: Stuur een betalingsherinnering (aanmaning)

Een paar dagen nadat de betalingstermijn is verlopen, kun je een betalingsherinnering mailen of per post versturen. Dit is de eerste formele stap. Blijf vriendelijk, de kans is groot dat je klant simpelweg vergeten is om te betalen. Voor consumenten geldt dat je altijd eerst een kosteloze aanmaning moet sturen. Hierin geef je de klant nog 14 dagen de tijd om te betalen. Voor bedrijven geldt dit niet. Bij B2B kun je de incassoprocedure volgen die je in je algemene voorwaarden hebt gezet. Afhankelijk van je niet betalende klant en de factuur kun je ervoor kiezen meerdere betalingsherinneringen te sturen. 

 

Wat zet je in je aanmaning?

  • Verwijs naar de factuur en eventuele eerdere betalingsherinneringen
  • Stel een betalingstermijn van 14 dagen
  • Meld dat je incassokosten en juridische stappen maakt als er niet betaald wordt

 

Stap 4: Bel je klant

Blijft het angstvallig stil? Afhankelijk van je klant kan het slim zijn om even te bellen. Het voordeel van zo’n persoonlijk gesprek is dat je meteen reactie krijgt en een nieuwe betaalafspraak kunt maken. Maak die afspraak en probeer erachter te komen waarom er nog niet betaald is. Zet de gemaakte afspraak ook op de mail, zodat het zwart op wit staat. 

 

Stap 5: Reken incassokosten en wettelijke rente

Bij een wanbetaler mag je incassokosten en wettelijke rente rekenen. Wat dat precies inhoudt? Incassokosten zijn de kosten die je maakt om je geld toch nog te krijgen als dit niet vanzelf gebeurt. Hoe hoog deze kosten zijn, hangt af van het totaalbedrag. Hoe hoger het bedrag, hoe hoger de kosten. Wettelijke rente mag je, zoals de naam al zegt, volgens de wet eisen. Zolang je maar van tevoren aangeeft dat je dit zult doen. 

 

Stap 6: Schakel een incassobureau in

Als de uiterste betaaldatum van je aanmaning voorbij is, is je klant officieel in verzuim. Een incassobureau is nu je laatste redmiddel. Niet leuk, soms helaas nodig. Een ‘no cure, no pay’-incassobureau is vaak een slimme keuze. Dit bedrijf rekent alleen kosten als jouw betaalprobleem ook daadwerkelijk is opgelost. Check wel even goed of er echt geen andere voorwaarden of kosten gerekend worden. Die kunnen aardig oplopen! 

 

Stap 7: Naar de rechter

Weigert je klant te betalen? Dan kun je als laatste optie naar de rechter stappen. Dit levert je alleen iets op als je ook een goede zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt. Zo niet, dan kost de rechter je vaak meer dan de onbetaalde factuur.

 

Stap 8: Vraag je btw terug

In het uiterste geval is alles wat je nog kunt doen je btw terugvragen. Jij hebt deze vaak al betaald, voordat je klant jou heeft betaald. Door dit in je volgende btw-aangifte te verrekenen krijg je het weer terug. 

Last Updated on februari 29, 2024 by Ingoël Martina

Deel dit artikel op social media:

Last Updated on februari 29, 2024 by Ingoël Martina

Lees je mee?

Blog

Gratis advies vragen